1.2 OVT Togo - Déclaration de perte de justificatif¶

Statut¶

Ce document est un modèle opérationnel rédigé dans ce repo.

Il est aligné sur la procédure de caisse et de décaissement actuellement documentée, mais il ne provient pas directement du document SharePoint source.

Usage¶

Utiliser ce formulaire lorsqu'une dépense a été engagée pour le compte de l'entreprise mais que la pièce justificative originale a été perdue.

Ce formulaire ne remplace pas l'obligation de fournir des preuves secondaires lorsqu'elles existent.

Modèle¶

OMNIVOLTAIC ENERGY SOLUTIONS TOGO (OVT)
DECLARATION DE PERTE DE JUSTIFICATIF

1. Informations sur le demandeur
Nom et prénom : _______________________________________
Fonction : ____________________________________________
Département : _________________________________________
Date de la déclaration : ____ / ____ / ______

2. Informations sur la dépense
Date de la dépense : ____ / ____ / ______
Montant : __________________ FCFA
Mode de paiement :
[ ] Petite caisse
[ ] Mobile Money
[ ] Autre : ___________________________________________

Bénéficiaire / Fournisseur : ___________________________
Lieu de la dépense : __________________________________
Objet précis de la dépense :
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

3. Justificatif perdu
Type de justificatif perdu :
[ ] Reçu
[ ] Facture
[ ] Ticket de caisse
[ ] Bon / note
[ ] Autre : ___________________________________________

Circonstances de la perte :
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

4. Pièces ou preuves secondaires jointes
[ ] Relevé Mobile Money
[ ] Capture d'écran de transaction
[ ] Relevé bancaire
[ ] Bon de commande / demande d'achat
[ ] Approbation email / WhatsApp
[ ] Attestation du fournisseur
[ ] Aucune

Détail des pièces jointes :
_______________________________________________________
_______________________________________________________

5. Déclaration du demandeur
Je soussigné(e), certifie que la dépense ci-dessus a été engagée dans l'intérêt
de l'entreprise, que le justificatif original a été perdu, et que les
informations fournies dans la présente déclaration sont exactes.

Nom : _________________________________________________
Signature : ___________________ Date : ____ / ____ / ______

6. Avis et validation
Comptable
Nom : _________________________________________________
Avis :
[ ] Conforme pour examen
[ ] Incomplet
[ ] Rejeté
Observations :
_______________________________________________________
Signature : ___________________ Date : ____ / ____ / ______

Responsable des opérations
Nom : _________________________________________________
Décision :
[ ] Validé à titre exceptionnel
[ ] Rejeté
[ ] A compléter
Observations :
_______________________________________________________
Signature : ___________________ Date : ____ / ____ / ______

Directeur international
(à utiliser si le niveau de dépense ou le cas l'exige)
Nom : _________________________________________________
Décision :
[ ] Validé
[ ] Rejeté
[ ] A compléter
Observations :
_______________________________________________________
Signature : ___________________ Date : ____ / ____ / ______

Règles D'Utilisation Recommandées¶

La déclaration doit être faite dès constat de la perte.
Toute preuve secondaire disponible doit être jointe.
La validation doit rester exceptionnelle.
L'absence répétée de justificatifs doit être signalée comme point de contrôle.