1.1 OVT Togo - Procédure d'élaboration du budget mensuel et gestion des sorties de fonds¶
Source¶
Cette page est extraite de :
Traitements du budget et sortie des fonds.docx
Portée¶
Le document source décrit une procédure de finance opérationnelle pour
OMNIVOLTAIC ENERGY SOLUTIONS TOGO (OVT) relative à :
- l'élaboration du budget mensuel
- la consolidation et la revue du budget global
- l'approvisionnement de la caisse
- les sorties de fonds et décaissements
- les limites d'autorisation et de contrôle
Objet¶
La procédure a pour objectif de définir le dispositif à mettre en oeuvre afin de garantir l'élaboration du budget mensuel.
Supports Utilisés¶
La source cite les supports suivants :
- la payroll
- un fichier Excel
- la fiche de prévision des départements
Intervenants¶
La source identifie les intervenants suivants :
- Directeur international
- Manager des opérations
- Chef de département
- Comptable
Règle De Gestion¶
La collecte des budgets départementaux doit respecter le délai prévu pour l'élaboration du budget global dans le temps.
Processus D'Élaboration Du Budget¶
1. Collecte Des Budgets Départementaux¶
- Responsable : chaque responsable de département
- Délai : au plus tard le
08de chaque mois
Chaque département doit soumettre son budget mensuel prévisionnel en détaillant les dépenses anticipées pour le mois suivant.
2. Consolidation Du Budget Global Mensuel¶
- Responsable : responsable des opérations
- Délai : au plus tard le
10de chaque mois
Le responsable centralise les budgets départementaux reçus et les consolide dans un budget global mensuel couvrant l'ensemble des dépenses prévues de l'entreprise pour le mois à venir.
3. Revue Initiale Du Budget Global¶
- Responsable : comptable
- Délai : au plus tard le
11de chaque mois
Le comptable vérifie :
- que toutes les lignes budgétaires sont correctement renseignées
- que les prévisions sont réalistes
- qu'elles sont conformes aux principes comptables en vigueur
4. Révision Par Le Responsable Des Opérations¶
- Responsable : responsable des opérations
- Délai : le
13de chaque mois
Après la revue comptable, le budget est renvoyé au responsable des opérations qui vérifie les ajustements et l'alignement avec :
- les priorités stratégiques de l'entreprise
- les objectifs des départements
5. Approbation Par Le Directeur International¶
Après révision par le responsable des opérations, le budget est soumis au directeur international pour validation.
La source indique que le directeur international s'assure que le budget est en ligne avec :
- les objectifs à l'échelle internationale
- les priorités de l'entreprise
6. Approbation Finale Par L'Actionnaire Principal¶
Une fois validé, l'actionnaire autorise le déblocage des fonds nécessaires pour chaque département, conformément aux prévisions du budget.
Approvisionnement De La Caisse¶
La source prévoit les règles suivantes :
- une demande de retrait doit être effectuée selon les besoins de liquidités de la société
- cette demande peut être initiée par le responsable de la caisse, identifié comme le comptable
- la demande est approuvée par le responsable des opérations
- elle est validée par le directeur international
- le directeur international autorise le virement après validation de la fiche d'approvisionnement signée par les services concernés
- le virement est effectué du compte bancaire vers le compte Mobile Money de l'entreprise
Remise Des Fonds À La Caisse¶
Une fois le montant retiré :
- il doit être remis à la personne en charge de la caisse
- la remise doit être accompagnée d'un justificatif de retrait
La source cite comme justificatifs possibles :
- la copie du reçu de retrait Mobile Money
- le relevé de transaction
Enregistrement De La Transaction¶
Le retrait effectué doit être enregistré :
- dans le livre de caisse
- ou dans le système comptable de la société
Traitement Des Décaissements¶
La source indique que les décaissements couvrent toutes les opérations de sortie d'espèces de la caisse, notamment :
- les petites dépenses comme
CEET,TDE, etc. - les petites réparations
- l'achat de petites fournitures et consommables
Contrôles Sur Les Décaissements¶
La source impose les règles suivantes :
- tous les décaissements, sans exception, doivent être saisis dans le système comptable ou dans le fichier des dépenses
- aucun décaissement ne doit être effectué sans l'autorisation du responsable des opérations
- les intermédiaires ne peuvent autoriser que dans la limite des délégations accordées aux intérimaires
Petite Caisse¶
La source indique que :
- la petite caisse est gérée par le comptable
- sauf cas exceptionnels, elle est autorisée à dépenser jusqu'à
350 000 FCFA - la disponibilité totale de la petite caisse est limitée à
650 000 FCFA
Contrôle Quotidien¶
Chaque fin de journée, le comptable doit :
- mettre à jour le fichier des dépenses
- faire le rapprochement entre le solde de la caisse et le solde du fichier ou du système
Dépenses Supérieures Au Seuil¶
Pour les dépenses supérieures à 500 000 FCFA, la source indique qu'une
demande d'approbation doit être effectuée et validée par :
- le responsable des opérations
- le directeur international
Contrôle En Fin De Mois¶
À la fin de chaque mois, le chef de section examine les dépenses de la petite caisse en les comparant aux pièces justificatives afin de vérifier :
- qu'elles relèvent bien du cadre d'utilisation de la petite caisse
- qu'elles ont été effectuées au nom de l'entreprise
- qu'elles ont reçu l'approbation et l'autorisation requises
Justificatif Manquant¶
La procédure source exige un contrôle des pièces justificatives, mais elle ne définit pas formellement le traitement d'un reçu perdu.
Pour usage opérationnel local, voir :
Note De Cadre¶
Cette page décrit la procédure telle qu'énoncée dans le document source.
Si des contrôles supplémentaires, des seuils révisés, ou des obligations réglementaires locales doivent être appliqués, ils doivent être ajoutés à partir de sources complémentaires plutôt qu'inférés ici.